Entreprises

La facture fait partie des différents documents commerciaux d’une entreprise, parmi lesquels le devis ou encore les conditions générales de vente (CGV).

La facture est un document établi par un vendeur à son client à la suite de la vente d’une marchandise ou la réalisation d’une prestation de services. Elle se distingue donc du devis, qui est un document prévisionnel proposant un prix pour une prestation de services ou une vente, avant réalisation de celle-ci. Il n’engage donc les parties qu’une fois accepté.

La facture doit en principe être rédigée en langue française, en double exemplaire, lorsqu’elles sont rédigées sous format papier. Le vendeur remet l’original de la facture à l’acheteur tout en conservant le double.

Dans le cas d’une facture électronique, un seul exemplaire est suffisant, celui-ci étant conservé dans un espace numérique sécurisé garantissant son intégrité et sa traçabilité.

La facture a différentes fonctions :

• Commerciale : elle permet de détailler le montant à payer, l’acheteur, les modalités de paiement ou encore le taux de TVA.

• Juridique : la facture constitue un élément de preuve d’un contrat de vente ou de prestation réalisé entre deux parties. Elle permet à un vendeur de prouver son droit d’exiger le paiement d’une somme d’argent (quittance de loyer par exemple). La facture peut donc être utilisée en cas de litige (non-paiement ou contestation d’une somme d’argent) devant un tribunal.

• Fiscale : elle permet de collecter et déduire la TVA et est exigée en cas de contrôle fiscal.

• Comptable : elle sert de justificatif comptable de l’entreprise : elle est nécessaire pour l’établissement des comptes annuels d’une société

La facture est généralement émise par le vendeur de biens ou le prestataire de services.

Dans certaines situations, la facture peut être émise par une autre personne :

• Lorsque le vendeur ou le prestataire est établi en dehors de l’Union européenne (UE), la facture doit être délivrée par son représentant fiscal. L’entreprise peut tout de même décider d’émettre sa facture elle-même à condition qu’elle y indique le nom, l’adresse et le numéro d’identification de son représentant fiscal.

• Le vendeur ou le prestataire autorise son client (auto-facturation) ou un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte par un mandat de facturation.

L’obligation d’émettre une facture dépend de la nature du client de l’entreprise (professionnel, particulier ou entité publique) :

Référence : Code de la commande publique : articles L2192-1 à L2192-2

Référence : Arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les services

Pour qu’une facture soit conforme, différentes étapes doivent être respectées.

La facture doit être émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation, ou à la livraison du bien ou du service.

Cela signifie donc qu’une facture doit être établie par le vendeur ou le prestataire lorsqu’un produit a été remis au client, qu’un service a été effectué ou qu’un accord commercial a été exécuté. C’est le moment où l’engagement devient concret et où le paiement peut donc être demandé au client.

Il existe toutefois des cas de différé autorisé :

• Différé jusqu’au 15 du mois suivant pour :

  • Les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA

  • Les prestations de services B2B où la  TVA  est autoliquidée par le client dans un autre état membre de l’Union européenne (UE)

• Facturation périodique : concerne les entreprises qui réalisent plusieurs opérations pour un même client au cours d’une période donnée

La facture peut également être émise en début de période (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) même si le service est fourni progressivement sur la période. C’est le cas de certains abonnements ou services récurrents, par exemple.

Les factures émises par une entreprise doivent être rangées chronologiquement dans un livre comptable. Les dates d’émissions et la numérotation des factures doivent se suivre et être cohérentes.

Les factures doivent être numérotées à l’aide d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Cela implique que 2 factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

L’entreprise peut choisir différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001, etc.). Cela peut être les cas dans les situations suivantes :

• Lorsqu’il y a plusieurs sites de facturation, une série par site

• Lorsqu’il y a différentes catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques : une série par catégorie de clients

• Lorsqu’il y a de la sous-traitance de facturation pour certaines factures

Afin d’éviter de commettre des erreurs, il est possible d’utiliser un logiciel de facturation pour créer des factures en ligne.

Bien que la réforme sur la facturation électronique ne soit applicable qu’à compter du 1^er septembre 2026, il est recommandé de choisir un logiciel conforme aux nouvelles obligations bientôt en vigueur, connecté à une plateforme agréée (PA), ex  PDP .

Pour bien choisir le logiciel de facturation, une liste des plateformes agréées immatriculées sous réserve est disponible :

Le vendeur ou prestataire a l’obligation d’émettre des factures comportant certaines mentions obligatoires comme l’identité du vendeur ou du prestataire de services, l’identité de l’acheteur ou du client, la date de la vente ou de la prestation de services ou encore la désignation et le décompte des produits et services rendus.

La facture peut être émise sous format papier ou sous format électronique, selon la nature du client (professionnel, particulier ou entité publique).

Référence : Code général des impôts, annexe II : article 242 nonies A

Référence : Code général des impôts : article 289

Référence : LOI n°2023-1322 du 29 décembre 2023 de finances pour 2024 : article 91

Référence : Instruction du 22 février 2017 sur le développement de la facturation électronique

Pour être valable, une facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires ainsi que certaines mentions particulières selon les cas.

Les mentions suivantes sont communes à toutes les factures et doivent obligatoirement apparaître :

Des mentions particulières s’ajoutent aux mentions obligatoires dans certains cas :

Référence : Code de commerce : article L441-9

Référence : Code général des impôts, annexe II : article 242 nonies A

Référence : Décret n°2021-609 du 18 mai 2021 relatif à la mention de l’existence et de la durée de la garantie légale de conformité sur les facture de certaines catégories de biens

À compter du 1^er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA qui effectuent des opérations d’achats et de vente de biens et/ou de prestations de services en France, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.

L’obligation d’émettre une facture électronique s’appliquera progressivement :

• À partir du 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les  ETI 

• À partir du 1^er septembre 2027 pour les  PME  et les micro-entreprises

Les entités publiques déjà soumises à l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques via Chorus Pro, continuerons à utiliser cette plateforme.

Les particuliers, non assujettis à la TVA, ne sont pas concernés par l’obligation de facturation électronique. Cependant, les entreprises devront transmettre les données des transactions B2C à l’administration fiscale, via le .

Pour se préparer à l’obligation de facturation électronique, il faut suivre les 3 étapes suivantes :

La première étape est de déterminer l’obligation de facturation à laquelle est concernée l’entreprise, selon la nature des opérations de l’entreprise.

Il existe deux obligations distinctes :

• Obligation d’émettre, transmettre et recevoir des factures au format électronique (e-invoicing) : concerne les opérations d’achat ou de vente de biens ou de services entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA (y compris celles bénéficiant du régime de la franchise en base TVA)

• Obligation de transmission de certaines opérations réalisées entre entreprises et particuliers(e-reporting) : s’applique aux entreprises assujetties à la TVA effectuant des ventes à des particuliers (B2C) et/ou réalisant des opérations à l’étranger

Une fois les obligations identifiées, il est essentiel d’analyser comment circulent les factures au sein de l’entreprise.

Cette étape permet de :

• Identifier les opérations concernées par le e-invoicing et/ou le e-reporting

• Adapter les outils actuellement utilisés et les processus internes de l’entreprise à la réforme

• Choisir une solution de transmission adaptée aux besoins de l’entreprise

Différents éléments doivent être analysés :

• Taille de l’entreprise : détermine la date d’entrée en vigueur des obligations de facturation

• Typologie de la clientèle : entreprises françaises, particuliers, clients étrangers

• Nature de l’activité : vente de biens, prestation de services ou les deux

• Régime de TVA : régime réel normal, simplifié ou franchise en base

Afin de prendre facilement connaissance des obligations applicables à votre entreprise en matière de facturation électronique, faites le test :

Pour passer à la facturation électronique, les entreprises devront recourir à une plateforme agréée (PA) ou unesolution compatible (SC), elle-même raccordée à une PA.

Les entreprises pourront donc recourir au choix :

• à une plateforme agréée (PA, ex  PDP ) habilitée à transmettre les factures à leurs destinataires et les données de factures et de transactions à l’administration

• à une solution compatible (SC) elle-même raccordée à une plateforme agréée.

Pour bien choisir le logiciel de facturation, une liste des plateformes agréées immatriculées sous réserve est disponible :

Une plateforme agrée (PA)est un intermédiaire chargé d’émettre, transmettre et réceptionner les factures sous format électronique entre l’entreprise et le client. En parallèle, la PA doit communiquer à l’administration fiscale certaines des données de facturation collectées dans le cadre de leur activité, et les données relatives au e-reporting.

Les fonctions assurées par une PA sont multiples :

• Émettre, transmettre, réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client

• Extraire et transmettre certaines données de la facture à l’administration fiscale

• Transmettre les données de transactions entre l’entreprise et le client qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration

• Transmettre les données de paiement pour certaines opérations

• Contrôler la conformité des données de transaction et des factures émises

• Assurer le suivi des factures électroniques

C’est donc un nouvel intermédiaire obligatoire qui offre des prestations sécurisées et soumis à un contrôle strict.

Il est possible de vérifier facilement son rattachement à une plateforme agréée ou celui de son client en consultant l’annuaire de la facturation électronique.

L’annuaire de la facturation électronique permet de recenser les entreprises et entités publiques assujetties aux obligations d’émettre et de recevoir des factures électroniques. L’annuaire indique pour chacune, la plateforme agréée qui gère ses données, et les adresses électroniques de facturation.

Les factures émises ou reçues par une entreprise doivent être conservées pendant 10 ans. C’est le cas pour toutes les pièces comptables d’une entreprise (livre et registre comptable ou encore bon de commande, de livraison ou de réception).

Le délai de conservation des documents pour une entreprise varie selon la nature des documents. Le délai est par exemple abaissé à 6 ans pour les documents fiscaux.

Référence : Code de commerce : article L123-22

Référence : Code de commerce : article L441-9

Référence : Livre des procédures fiscales : article L102 B

La facture déjà émise peut être rectifiée ou même recréée tant qu’elle n’a pas été envoyée au client. Dans ce cas, il est essentiel de bien respecter la numérotation des factures.

Si la facture a déjà été envoyée mais n’a pas encore été réglée par le client, il est possible d’émettre une facture rectificative comportant la mention «  annule et remplace la facture n°…  » avec un nouveau numéro attribué.

En revanche, une fois qu’une facture a été envoyée et réglée par le client, elle ne peut plus être modifiée. Toute correction ou annulation doit obligatoirement passer par l’émission d’une , qui constitue un document comptable officiel.

Seule une facture d’avoir pourra annuler ou corriger la transaction. Cette facture d’avoir doit comporter son propre numéro, distinct de celui de la facture initiale, et respecter les mêmes règles de numérotation que les factures classiques (séquence chronologique, continue et unique).

Concernant la numérotation d’une facture d’avoir, elle peut être inclue au choix dans une série distincte des factures classiques ou bien distincte dans une série à part. Il faudra alors que chacune des deux séries comporte un préfixe distinct (par exemple F2025-001, F2025-002 pour les factures normales et A2025-001, A2025-002 pour les factures d’avoir).

Différents types de sanctions existent selon le type de non-respect des règles de facturation.

Le montant des sanctions en cas de manquement à l’obligation de facturation varie selon que l’on est une entreprise individuelle ou une société.

Une amende de 15 € est appliquée sur chaque omission ou inexactitude. Le montant total des amendes appliquées sur une facture ne peut pas dépasser 25 % du montant de la facture.

Lorsque l’adresse ou l’identité du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l’amende est égal à 50 % du montant total des factures concernées.

Une amende égale à 50 % du montant de la facture est appliquée lorsque la facture concerne une livraison ou une prestation de services fictive, par exemple une facture émise pour une formation qui n’a jamais eu lieu.

Si le vendeur ou le prestataires apporte la preuve que l’opération a bien été effectuée et correctement comptabilisée dans les 30 jours, l’amende est réduite à 5 % du montant de la transaction.

Référence : Code de commerce : article L441-9

Référence : Code pénal : article 131-41

Référence : Code pénal : article 441-1

Référence : Code général des impôts : article 1737

Référence : Bofip-impôts n° BOI-CF-INF-10-40-40 : Infractions aux règles de facturation